برای اینکه به موضوع مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK ورود پیدا کنیم بهتر است برخی مفاهیم توضیح داده شود تا شما مخاطب عزیز درک بهتری از نگارش این مقاله داشته باشید.
پروژه چیست؟
پروژه می‌تواند به صورت انفرادی یا گروهی تعریف شود. در پروژه، تصمیم گرفته می‌شود در یک زمان و مکان مشخص برنامه‌ای را تا رسیدن به هدف نهایی دنبال کرد.
طبیعتاً پروژه یک بار شروع و تمام می‌شود و اگر گاهی می‌شنویم و یا می‌بینیم که پروژه‌ای خاص چند بار به بهره برداری می‌رسد، شک نکنید که در فرآیند کار، اشتباهی رخ داده که به نوعی دو باره یا چند باره کاری اتفاق افتاده است.
بی‌تردید مولفه‌هایی که پروژه را به موفقیت در زمان تعیین شده می‌رساند، تصمیم، برنامه ریزی و اراده کافی است.
سایت فرادرس با تجربه طولانی و ذیقمتی که از گذشته تا کنون از خود به جای گذاشته می‌تواند چراغی روشنی باشد برای افرادی که سودای یادگیری در این حوزه و یا فراگیری دیگر علم‌ها را دارند.
پروژه را به چه قسمت‌هایی می‌توان تقسیم کرد:
۱- فهم درست پروژه. یعنی در وهله اول باید شناخت کافی از کاری که می‌خواهد صورت بگیرد، داشت. بدون آگاهی و علم، اگر کار آغاز شود، محکوم به شکست است.
۲- هدف‌گذاری. در پروژه باید بدانیم که می‌خواهیم به چه نقطه‌ای برسیم و برای تحقق این مهم، باید بر اساس دوره‌های زمانی، برنامه ریزی کرد.
۳- شروع. پس از شناخت و برنامه ریزی، در زمانی خاص، پروژه را آغاز می‌کنیم که بدون شک یک شروع مطلوب می‌تواند یک پایان خوب را برای ما به ارمغان بیاورد.
۴- پایان. وقتی پروژه آغاز شد و بر اساس تصمیمات و برنامه ریزی‌ها کار را به جلو هدایت کردیم باید در زمانی خاص و با برآورد‌هایی مثل استفاده از نیرو‌های انسانی، هزینه و ... کار را به اتمام برسانیم و اگر شروع کار ما نقطه پایانی نداشته باشد باید گفت پروژه به سرانجام نرسیده و باید بررسی کرد که اشکال در کجای کار بوده و اساساً می‌توان به عقب برگشت و فرآینده را اصلاح کرد یا می‌باید پروژه را شکست خورده قلمداد کرد.
مدیریت پروژه چیست؟
همه می‌دانیم موفقیت در هر بخشی و مخصوصاً حوزه‌هایی که به نوعی با اقتصاد رابطه دارند، نیازمند نظارت و مدیریت است. اگر گاهی شاهد آشفتگی در مدیریت کشور در بخش‌های مختلف هستیم به خاطر این است که یا پروژه و روند کار به درستی تعریف و اجرا نشده و یا مدیریت و نظارت آن، رها یا نیمه رها شده بوده است.
پس چه بهتر هر فردی که می‌خواهد وارد عرصه مدیریتی شود، مهارت کنترل پروژه را هم بیاموزد.
نسخه شفابخش هر تشکیلاتی، نظارت و مدیریت بر روند کارش است. این نظارت و مدیریت در بخش‌هایی که مستقیماً با مسائل اقتصادی ارتباط دارند بسیار حائزاهمیت است، زیرا اگر تعلل و مسامحه صورت بگیرد خسارتش متوجه مجموعه خواهد شد.
هرچند مدیریت پروژه به صورت سنتی و غیر رسمی قدمتی طولانی دارد، اما اواسط قرن بیستم به عنوان یک تخصص و دانش، رسماً معرفی شد.
از این‌رو کشور‌هایی موفق هستند و اکنون در جهان در حوزه‌های مختلف حرف برای گفتن دارند که نظارت و مدیریت پروژه‌ها را ویژه در برنامه‌های خود دیده‌اند. از طرفی، شروع و پایان به موقع هر پروژه‌ای باعث اعتمادسازی در جامعه و ارزش افزوده آن مجموعه و تشکیلات خواهد شد.
PMBOK چیست؟
PMBOK که مخفف Project Management Body Of Knowledge است در زبان فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه یا دانش مدیریت پروژه ترجمه شده است. یعنی به دست آوردن اطلاعات و مهارت‌های کامل و ارزشمندی که ما را به بهترین شکل در بحث مدیریت پروژه یاری کند.
PMBOK را باید برجسته‌ترین و البته مرسوم‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه قلمداد کرد. با این توضیح، آموزش PMBOK خالی از لطف نیست.
از آنجایی که علم هیچ گاه متوقف نمی‌شود و همیشه در حال به روزرسانی است، این الگوی مدیریت پروژه هم به سنوات گذشته، هر چهار سال یک بار توسط سازنده‌اش (PMI) مورد بازنگری قرار می‌گیرد.
بخش‌های الگوی مدیریت پروژه بر اساس PMBOK کدامند؟
همانطور که گفتیم در یک پروژه یک شخص می‌تواند کار را انجام دهد یا گروهی از افراد. معمولاً در پروژه‌ها، افرادی مسئولیت دارند و کار گروهی پیش می‌رود.
در پروژه، افراد می‌توانند قسمتی از کار را به دست بگیرند و یا همه نیرو‌های انسانی داخل کار، در گام به گام پروژه با هم همکاری مشترکی داشته باشند.
فارغ از اینکه افراد در پروژه چگونه حضور موثر داشته باشند، می‌خواهیم شما را با بخش‌های مختلف این الگو آشنا کنیم.
آغازین. گروهی که تعیین کردن محدوده پروژه و گرفتن تاییدات مرتبط با آن را دنبال می‌کنند.
فرآیند آغازین ما را یاری می‌دهد تا دید نخست به هدفی که داریم، درست و منطقی باشد. در این مرحله، اسپانسر یا متولی پروژه کار رسماً آغاز و تیمش را شکل می‌دهد.
این مرحله از این جهت مهم است که متولی کار معلوم می‌شود. وقتی سرمایه گذار و در ادامه مدیریت و کنترل پروژه در دستور کار قرار گرفت تا حد قابل ملاحظه‌ای با عیار افراد می‌توان گفت که پروژه به سمت موفقیت گام برمی‌دارد یا به سمت و سوی شکست سوق پیدا می‌کند.
از سوی دیگر، موضوع مهم در فرآیند آغازین این است که آیا پروژه‌ای که می‌خواهد شروع شود با استراتژی کلی مجموعه همخوانی دارد یا نه؟
بدون وجود فرآیند آغازین، امکان نابسامانی در پروژه بالا خواهد رفت. یعنی باید به نوعی تولد کار درست رقم بخورد وگرنه با توجه به ضرب الامثل «خشت اول گر نهد معار کج تا ثریا می‌رود دیوار کج» این موضوع به واقعیت تبدیل خواهد شد.
برنامه‌ریزی. گروهی که برنامه‌ریزی پروژه را بر عهده دارند.
در بخش برنامه ریزی باید میزان گستردگی پروژه تعریف شود. یعنی پس از کسب مجوز‌ها و چیدن تیم، بر اساس بودجه، مهارت‌ها و میزان ریسکی که می‌توان به خرج داد باید حد پروژه را تعیین و روی به برنامه ریزی آورد.
اجرا. گروهی که اجرای برنامه‌های پروژه را بر عهده می‌گیرند.
در پروژه‌های مختلف، معمولاً یک نفر مدیر پروژه می‌شود که او باید تیم عملیاتی را با جزئیات بشناسد تا کار اجرا و مدیریت شود. از این جهت می‌گوییم تیم را با جزئیات بشناسد، زیرا که وقتی مدیر با ویژگی‌ها و مهارت‌های تیم توسعه دهنده آشنا باشد مرتباً می‌تواند راهکار‌هایی برای مدیریت بهتر و بالا بردن راندمان کار ارائه دهد.
مدیر در پروژه به این معنا نیست که تنها رابطه افراد با یکدیگر را بر اساس برنامه ریزی‌های دنبال کند، او می‌باید با تعامل مداومش با تیم، روندی را پیگیری کند تا محصول، با کیفیت مطلوب عرضه شود.
در مرحله اجرا، بخش عمده و اصلی بودجه صرف می‌شود تا محصول مورد نظر تولید شود. در این مرحله شاید ذینفعان بخواهند تغییراتی ایجاد شود و در حالی که این امکان وجود دارد، اما فقط مدیرانی که در راس امور پروژه هستند می‌توانند تصمیم را قبول و یا رد کنند.
نظارت و کنترل. گروهی که در حین کار، مرتباً بررسی می‌کنند آیا پروژه بر اساس تصمیمات و برنامه‌ها جلو می‌رود یا خیر؟
گاهی در روند پروژه نیاز است که مراحل بررسی شود تا بفهمیم آیا فرآیند نیاز به تغییر دارد یا خیر؟
یعنی همیشه قرار نیست همه چیز طبق برنامه پیش برود و در اکثر مواقع، چالش‌هایی رخ می‌دهد که نیاز به تغییراتی در کار است. پس با علم به این موضوع بیش از پیش به اهمیت بخش نظارت و کنترل پی می‌بریم.
خاتمه. گروهی که کار‌های پایانی پروژه را به سرانجام می‌رسانند.
اگر همه کار‌ها به درستی پیش برود و کار به معنای واقعی و نه شعاری تمام شود، می‌توان اتمام پروژه را با نوشتن گزارش و برگزاری مراسمی رسماً اعلام کرد.
همچنین از کار‌های موثر در این بخش این است که مدیر پروژه، تجارب و دستاورد‌های پروژه پایان یافته را مکتوب کند تا در شروع کار‌های دیگر، نقشه راه مجموعه باشد. بدون تردید در این رویکرد، از خسارت‌های احتمالی جلوگیری می‌شود و این یعتی سود حداکثری مجموعه.
۱۰ حوزه دانشی مورد توجه PMBOK را بشناسیم
۱- مدیریت یکپارچگی (Integration Management)
در این تعریف مشخص می‌شود که برای اخذ بهترین تصمیم باید دسترسی تمام و کمال به اطلاعات را داشت، زیرا با اطلاعات پراکنده از هر بخش امکان تصمیم گیری جامعی برای همه بخش‌ها وجود ندارد.
۲- مدیریت محدوده (Scope Management)
در این مفهوم، اهداف پروژه معنا پیدا می‌کند. در این جا، اهداف به روشنی معین و اعلام می‌شود. در این وضعیت، ساختار کار با جزئیات مشخص می‌شود.
۳- مدیریت زمان بندی (Schedule Management)
به کلیه زمان‌های صرف شده افراد موثر در پروژه اطلاق می‌شود. باید دانست که پروژه چقدر زمان می‌برد تا به نقطه اتمام برسد و این را باید چگونه ترتیب و تقسیم بندی کرد.
۴- مدیریت هزینه (Cost Management)
هر پروژه‌ای پیش از شروع باید هزینه و فایده شود. متولی امر باید بداند شروع پروژه تا انتها نیاز به چه میزان بودجه دارد.
۵- مدیریت کیفیت (Quality Management)
مدیریت کیفیت به بخش کنترل و مدیریت پروژه برمی‌گردد. تمام تلاش باید این باشد که محصول نهایی مورد توجه مشتری یا ذینفعان قرار بگیرد.
۶- مدیریت منابع (Resource Management)
پس از شناخت پروژه باید با آگاهی‌هایی که به دست می‌آوریم، منابع مورد نیاز را آماده کنیم. سپس با مهارت و مدیریت همه اعضای پروژه می‌توان استفاده بهینه از منابع کرد.
آموزش مدیریت منایع در فرادرس یکی از مهمترین و اصولی‌ترین آموزش‌هاست که فراگیری آن به تمام مدیران توصیه می‌شود.
۷- مدیریت ارتباطات (Communication Management)
ارتباطات در هر پروژه‌ای تعیین کننده است، یعنی هرچه تیم و مخصوصاً مدیر پروژه از ارتباطات وسیع‌تر برخوردار باشد، کار سریع‌تر و به صرفه‌تر تمام خواهد شد.
۸- مدیریت ریسک (Risk Management)
در مدیریت ریسک یاد می‌گیریم پس از شناخت چالش‌ها در چه حد ریسک پذیری از خود بروز دهیم. در طول فرآیند پروژه شاید نیاز باشد چند بار و هر بار به گونه‌ای متفاوت روی به ریسک با میزان‌های مختلف بیاوریم.
۹- مدیریت تامین / خرید (Procurement Management)
این بخش، از زمانی که در کار، برنامه ریزی را صورت می‌دهیم تا نیاز‌ها را تامین کنیم وجود دارد و به نوعی تا انتهای پروژه با ماست.
۱۰- مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management)
در پروژه می‌باید به نقش هر فرد پی برد و نیاز‌های او را دانست. همچنین باید با مدیریت صحیح تلاش کرد تا نیاز‌های فرد موثر در کار رفع شود که اگر این اتفاق به منصه ظهور برسد یعنی علم مدیریت پروژه را خوب فرا گرفته‌اید.
آیا PMBOK یک الگوی موفق است؟
در جواب به این پرسش باید گفت: بله، زیرا این الگوی استاندارد اکنون مرسوم و رایج‌ترین کاربرد مدیریت پروژه را در بین افراد مختلف در اقصی نقاط جهان دارد و از طرفی، ویژگی‌هایی را از خود به جای گذاشته که در زیر به اشاره آن می‌پردازیم.
PMBOK به شرکت‌ها امکان یکپارچه کردن تمام بخش‌هایش را می‌دهد؛ به عبارتی استانداردی را پیشروی آن‌ها می‌گذارد تا به این یکپارچگی برسند. در چنین وضعیتی، افراد فعال در بخش توسعه با آسانی بیشتر پروژه را مدیریت می‌کنند.
PMBOK صاحبان پروژه را یاری می‌کند تا به لطف و مدد یک سیستم استاندارد در کلیه بخش‌های کار را به جلو پیش ببرند. در این صورت است که حتی اگر فرد موثر در پروژه، محل کارش تغییر پیدا کند، اما وضعیت او به قوت خود باقی است.
PMBOK کمک می‌کند تا مدیریت با علم و آگاهی بیشتر مسیر ریسک پذیری را دنبال کند. در این الگو امکان پیش بینی اینکه چه کاری شکست خواهد خورد است. وقتی به چنین سطح آگاهی برسیم خیلی راحت‌تر می‌توانیم پیش از شروع کار، از شکست و خسارت احتمالی جلوگیری کنیم.
برای تغییر و تحول همیشه نیاز به اشرافیت مسائل پیرامونی و علم رویکردی است که در پیش گرفتیم. از این‌رو مدیران پروژه‌هایی که با استاندارد‌های PMBOK آشنا هستند می‌توانند فرآیند کارشان را بر اساس نیازشان تغییر دهند تا راضی‌تر باشند. یعنی شما وقتی می‌توانید از قانون یا الگویی صرف نظر کنید که اشراف کامل به آن قانون و الگو داشته باشید.
پس با توضیحات مطرح شده می‌توان دریافت که مدیریت پروژه یک تخصص، علم و دانشی است که دهه‌هاست در قالب شغل تعریف شده است.
حال با توضیحات مختصری که از پروژه، مدیریت پروژه و خصوصاً الگوی مدیریت پروژه بر اساس PMBOK داده شده می‌توانیم بهتر از همیشه راه فراگیری این علم را در دستور کار قرار دهیم. از این‌رو ما پیشنهاد می‌کنیم برای آموزش دقیق و علمی و البته با توجه به رضایت مندی افرادی که در گذشته در این کلاس‌ها شرکت کردند، از کلاس‌های یکی از بزرگترین دانشگاه‌های مجازی یعنی فرادرس بهره ببرید.