تنخواه گردان: نرم افزار مدیریت تنخواه داری

اقتصاد۲۴-رشد هر شرکت و مجموعه و فعالیت‌‎های آن، رشد هزینه‌ها را نیز به همراه خواهد داشت. هزینه‌های ریز و درشتی که در مجموع می‌تواند هزینه زیادی را به شرکت متحمل کند و در اینجاست که مدیریت هزینه در هر مجموعه و شرکتی اهمیت پیدا می‌کند. از طرفی پرداخت این هزینه‌های کوچک و خرد، وقت زیادی را بخاطر طی کردن امور اداری در پی داشت.

تنخواه گردان در حسابداری، مقداری وجه نقد است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی به یکی از اعضا مجموعه که مسئولیت انجام امور روزمره شرکت را دارد، مانند تحصیلدار و یا منشی واگذار می‌شود. این وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان است و شخصی که تنخواه به او پرداخت می‌شود، تنخواه دار نامیده می‌شود. تنخواه‌دار موظف است تا برای پرداخت هر هزینه تمامی مدارک پرداختی را دریافت کند و در نزد خود نگه دارد و در پایان به واحد حسابداری تحویل دهد.

مزایای استفاده از تنخواه گردان حسابداری

همان‌طور که بیان شد، تنخواه گردان (tankhahgardan.com) برای صرفه جویی در زمان پرداخت‌های جزئی شرکت بوجود آمد. مدیریت هزینه‌های شرکت با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار سریع‌تر و در زمان کمتری پیش می‌رود. برای هزینه‌های خرد می‌توان از حساب تنخواه گردان استفاده کرد که باعث کم شدن حجم عملیات حسابداری می‌شود.

از مهم‌ترین دلایل استفاده از تنخواه گردان می‌توان به این موارد اشاره کرد:

پرداخت آسان هزینه‌های خرد

در پرداخت هزینه‌های یک مجموعه، عملیات حسابداری و اداری زیادی درگیر است که اگر بخواهیم هزینه‌های جزئی یک شرکت را درگیر پرداخت‌های حسابداری کنیم، زمان و انرژی زیادی از مجموعه خواهد گرفت. به همین دلیل تنخواه گردان می‌تواند سرعت پرداخت هزینه‌های خرد و جزئی را بسیار بیشتر کند.

کاهش میزان فرآیند حسابداری

با توجه به اینکه هزینه‌های خرد و جزئی در تنخواه گردانی از فرآیند حسابداری خارج می‌شود و پرداخت‌ها بصورت مستقیم توسط تنخواه دار انجام می‌شود که باعث کاهش میزان عمیات حسابداری می‌شود.

کنترل و مدیریت هزینه‌های جاری سازمان

مجموع هزینه‌‌های جزئی در شرکت می‌تواند مبلغ قابل توجه و زیادی شود. مدیریت هزینه در هر شرکت و مجموعه‌ای یکی از کارهای مهم است. تنخواه گردان با ثبت و گزارش دهی تمامی هزینه‌های خرد پرداخت شده، می‌تواند کمک بسیاری در مدیریت هزینه یک سازمان داشته باشد.

جلوگیری از هدر رفت زمان

پرداخت هزینه‌های یک سازمان در طی فرآیندهای حسابداری بسیار وقت گیر است و اگر پرداخت هزینه‌های جزئی که نیاز دارند به موقع پرداخت شوند، از فرآیند حسابداری خارج نشوند، می‌تواند بسیاری از کارهای مجموعه را با کندی مواجه کند. تنخواه گردان با پرداخت به موقع هزینه‌های جاری و جزئی باعث جلوگیری از اخلال در امور سازمان می‌شود.

فاکتورهای رسید تنخواه گردان

رسید‌های تنخواه گردان یکی از مهم‌ترین آیتم‌ها در حسابداری تنخواه گردان است. هر فاکتور رسید تنخواه گردان باید شامل تاریخ و میزان پرداخت باشد. همچنین نام شرکت و یا شخصی که در قبال دریافت هزینه کالا و یا خدماتی را ارائه داده است باید در رسید تنخواه گردان مشخص شود. تمامی فاکتورهای رسید تنخواه گردان باید به تایید تنخواه دار و مدیر حسابداری برسد.

هزینه‌های تنخواه گردان

تنخواه گردان به هزینه‌های خرد و جزیی شرکت تعلق می‌گیرد تا بتوان پرداخت‌های امور روزمره و جاری شرکت را تسریع بخشید. ولی به طور کلی اینکه تنخواه گردان به چه هزینه‌هایی تعلق می‌گیرد را هر شرکت و مجموعه بسته به سیاست‌های خود تعیین می‌کند. در سازمان‌ها و مجموعه‌های کوچک تنخواه گردان می‌تواند صرف هزینه‌های روزمره مانند لوازم تحریر، هزینه‌های ایاب و ذهاب، صبحانه و ... شود ولی در شرکت‌های بزرگتر این می‌تواند هزینه‌های بیشتری را شامل شود.

انواع تنخواه گردان حسابداری

با توجه به سیاست‌های هر مجموعه، تنخواه گردان به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شود. مهم‌ترین انواع تنخواه گردان را می‌توان تنخواه گردان ثابت و تنخواه گردان متغیر تقسیم‌بندی کرد.

تنخواه گردان ثابت

در روش تنخواه گردان ثابت هر ماه مبلغ مشخصی از طرف شرکت و با تایید مدیر امور مالی در حساب تنخواه دار قرار میگیرد. مسئول تنخواه گردان نیز باید خریدهای شرکت را طی زمان مقرری انجام و رسید پرداخت‌ها را به بخش حسابداری تحویل دهد. وجه تمایز این روش تنخواه گردانی در این است که در تنخواه گردان ثابت نباید هیچ هزینه دیگری از این حساب بجز هزینه‌های تعیین شده انجام شود.

تنخواه گردان متغیر

در این روش مبلغی تحت عنوان تنخواه گردان در اختیار تنخواه گردان قرار میگیرد و همچنین با توجه به خریدها و نیازهای قبلی مجموعه زمان مشخصی برای آن درنظر گرفته می‌شود. این نوع حساب تنخواه طی مدت زمان مشخصی مصرف و فاکتورهای پرداخت آن بررسی می‌شود.

ثبت تنخواه گردان در نرم افزار شرکت دانش آتیه معماری و ساخت

تنخواه دار می‌تواند وظایف خود را بصورت دستی ثبت کند که این باعث بوجود آمدن خطاها و اشتباهات بسیاری مانند گم شدن فاکتورها و رسیدهای پرداخت می‌شود. برای رفع اینگونه خطاها و همچنین بالا بردن سرعت انجام کارها تنخواه دار می‌تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.

با نرم افزار تنخواه گردان کلیه امور تنخواه داری را مدیریت کنید. کلیه دریافت‌ها و پرداخت‌ها را ثبت نمایید، تصاویر صورتحساب‌ها را پیوست کنید و گزارش‌های تنخواه خود را تهیه و بصورت PDF و یا اکسل برای مسئول مربوطه ارسال نمایید. همچنین واحد حسابداری امکان تهیه فایل خروجی سند حسابداری از کلیه گزارش‌های تنخواه را مطابق با نرم افزار حسابداری مورد نیاز دارد. نرم افزار و اپلیکیشن تنخواه گردان این امکان را ایجاد کرده است که تنخواه داران شرکتی و سازمانی به صورت گروهی همکاری و اطلاعات تنخواه خود را بصورت آنلاین برای مدیر مربوطه ارسال کنند تا مدیریت در پنل مدیریتی خود، گزارش‌های تحلیلی و جامعی از تمامی اطلاعات ارسال شده توسط اعضا را مشاهده و نیز دسترسی همه اعضا به اطلاعات را کنترل نماید.