اقتصاد۲۴- خیلی از سازمان‌ها و کسب و کار‌ها برای انجام فعالیت‌های تجاری خود مجبور به ارسال و دریافت نامه‌های اداری به خارج و داخل سازمان می‌شوند. این نامه‌ها با توجه به اهمیتی که برای انجام صحیح کار‌ها دارند، باید همیشه در دسترس و قابل استناد باشند. به همین خاطر سازمان‌ها نیاز به ابزار‌هایی برای بایگانی آنها دارند و برای اینکار معمولاً از یک نرم افزار کامپیوتری استفاده می‌کنند. در این مطلب به شما خواهیم گفت که یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد.
نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری چیست؟
بایگانی نامه‌های اداری در روش سنتی توسط واحد دبیرخانه سازمان‌ها انجام می‌شد. در واقع، دبیرخانه واحدی بود که وظایف مربوط به مکاتبات سازمانی و گردش نامه‌ها را به عهده داشت. به همین ترتیب، واحد‌های دبیرخانه سنتی مسئولیت بایگانی نامه‌های اداری و مستندات سازمانی را هم به عهده داشتند. تا جایی که حتی در برخی سازمان‌ها واحد بایگانی و واحد دبیرخانه یکی بودند. اما با مرور زمان، استفاده از نرم افزار‌های کامپیوتری برای خودکارسازی و دیجیتالی کردن کار‌های این واحد‌های اداری رایج شد.
با این حال، برای بایگانی نامه‌های اداری می‌توان از چندین نوع نرم‌افزار استفاده کرد؛ بنابراین برای پاسخ به پرسش این بخش باید ابتدا هدف خود را از بایگانی مشخص کنید. اگر شما تنها به دنبال شماره‌گذاری و بایگانی نامه‌های اداری برای قابلیت پیگیری و دسترسی به آنها در آینده هستید، نرم افزار دبیرخانه بهترین ابزار برای شما است. در این نرم‌افزار‌ها علاوه بر نامه‌ها، پیوست‌ها و جزئیات آنها نیز ثبت و بایگانی می‌شوند.
اگر علاوه بر نامه‌های اداری نیاز به بایگانی سایر اسناد سازمانی مانند اسناد مالی، اسناد پرسنلی، فرم‌ها، گواهینامه‌ها، اسناد مالی، پیش‌فاکتور‌ها و ... دارید، بهتر است از نرم افزار‌های مدیریت مستندات استفاده کنید. همچنین، اگر مایلید تا نامه‌ها و اسناد بایگانی شده خود را به گردش بیندازید به راهکار‌های اتوماسیون اداری نیز نیاز خواهید داشت.
یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
تا اینجا با انواع نرم افزار‌های بایگانی نامه‌های اداری آشنا شدید. اما اگر به دنبال خرید این نرم‌افزار‌ها هستید، حتماً از خودتان می‌پرسید که یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد. در ادامه به معرفی برخی از ویژگی‌های ضروری برای انواع نرم‌افزار‌های بایگانی نامه‌های اداری می‌پردازیم:
۱. اسکن و طبقه بندی اسناد
یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های ضروری برای بایگانی نامه‌های اداری جهت پیگیری آنها، قابلیت اسکن نامه‌ها و اسناد و طبقه‌بندی آنهاست. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا نامه‌ها و اسناد کاغذی را به صورت دیجیتالی بایگانی کرده و آنها را مطابق با نیاز خود در پرونده‌های مختلف طبقه‌بندی کنید. یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب همچنین به شما امکان می‌دهد تا اسناد را میان پرونده‌های بایگانی جابجا کنید.
۲. تعیین سطوح دسترسی کاربران به اسناد
یک نرم افزار بایگانی خوب، به شما امکان می‌دهد تا دسترسی به نامه‌ها، اسناد و پروندهها را محدود کنید و میزان و سطح دسترسی کاربران یا حتی واحد‌های سازمان به آنها را مشخص کنید. به این ترتیب امنیت اسناد سازمانی شما بیشتر تامین می‌شود.
۳. کاهش حجم اسناد
اسکن اسنادی که به صورت دیجیتالی بایگانی می‌شوند معمولاً حجم زیادی دارند. این حجم بالا سرعت جابجایی این اسناد را کاهش داده و هزینه ذخیره سازی آنها را نیز در دراز مدت افزایش می‌دهد؛ بنابراین یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید بتواند حجم این اسناد را کاهش دهد. یکی از راه‌های کاهش حجم اسکن اسناد بایگانی، استفاده از نکنولوژی‌های نویزگیری تصاویر بدنه اسناد و Image Processing است.
۴. توانایی خواندن متون داخل تصاویر و اسناد
جستجو در متن داخل بدنه اسناد و نامه‌ها به پیدا کردن راحت‌تر آنها بسیار کمک می‌کند. اما بخش زیادی از اسنادی که بایگانی می‌شوند تصاویر اسکن شده هستند و کامپیوتر نمی‌تواند متون داخل تصاویر را بخواند. به همین دلیل یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید قابلیت OCR فارسی را داشته باشد و بتواند بدنه اسناد تصویری و PDF را به متون قابل جستجو برای کامپیوتر تبدیل کند.
۵. قابلیت گزارش‌گیری آماری از اسناد
یک نرم‌افزار بایگانی خوب باید به راهبر سیستم و مدیران امکان بدهد تا تصویر دقیقی از حجم و انواع نامه‌ها و اسناد بایگانی شده و آمار‌های مختلف مربوط به آنها داشته باشند. این آمار‌ها و گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کند تا درک بهتری نسبت به عملکرد سازمان داشته باشند.
۶. امکان جستجوی پیشرفته نیز در نامه‌های بایگانی شده
سرعت بازیابی نامه‌ها و اسناد بایگانی شده نقش مهمی در بهره‌وری کاربران دارد. به همین خاطر، یک نرم‌افزار بایگانی خوب باید امکانات متنوعی برای جستجوی اسناد در اختیار شما قرار دهد. برخی از این امکانات شامل جستجو بر اساس فیلد‌های داخل نامه‌ها، جستجو در داخل پرونده‌های مختلف، جستجوی شماره نامه با کاراکتر‌های متنوع (شامل فارسی، انگلیسی، اعداد و کاراکتر‌های خاص) و جستجوی اطلاعات ثبتی متفرقه می‌شود.
کدام نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری به درد کسب و کار شما می‌خورد؟
مواردی که در قسمت قبل ذکر شد، ویژگی‌های ضروری برای یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری بود که لزوماً کافی نیستند. در واقع، تعداد زیادی نرم‌افزار دبیرخانه در بازار یافت می‌شوند که میزان و تنوع امکانات و ویژگی‌های آنها با یکدیگر متفاوت است؛ بنابراین باید هنگام انتخاب یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری یا همان نرم افزار دبیرخانه، دقت داشته باشید و ابزاری را انتخاب کنید که متناسب با نیاز‌های کسب و کار شما باشد.
یکی از بهترین نرم افزار‌های بایگانی نامه‌های اداری در ایران، نرم افزار دبیرخانه تحت‌وب فراگستر است. تحت وب بودن این نرم‌افزار باعث شده تا مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمان‌هایی که پراکندگی جغرافیایی دارند به سادگی امکان‌پذیر شود. این نرم افزار همچنین سرعت بسیار بالایی دارد و محدودیتی برای حجم نامه‌ها و مدیریت آنها ندارد. بنابراین، حتی سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند، به راحتی از آن استفاده می‌کنند. این نرم افزار مزیت‌های متعدد دیگری نیز دارد که آن را برای بسیاری از کسب و کار‌ها (اعم از کوچک یا بزرگ) به یک انتخاب عالی تبدیل می‌کند.
در ادامه تعدادی از سایر مزیت‌های نرم افزار دبیرخانه فراگستر که آن را از سایر رقبا متمایز می‌کند، آورده شده است:
• شخصی سازی فرم‌های ورود اطلاعات برای تسریع ثبت و بایگانی انواع مکاتبات
• مرتب سازی نمایش فهرست‌ها (از جمله فهرست نامه‌ها، بسته‌ها، فکس‌ها و…) به دلخواه کاربر
• ارائه یک فهرست توزیع برای مدیریت نامه‌ها و بسته‌هایی که باید ارسال شوند و ثبت جزییات ارسال آنها
• امکان ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
• پشتیبانی از ساختار هلدینگی (چند سازمانی) و امکان تعریف چندین دبیرخـانه
• امکان ارتباط و یکپارچگی با سایر نرم‌افزار‌های سازمانی از جمله اتوماسیون اداری، فرم ساز، گزارش ساز و مدیریت مستندات
• رابط کاربری ساده و در عین حال غنی
• خدمات پشتیبانی قوی و دوره‌های آموزشی متنوع
• قابلیت دسترسی از طریق تبلت یا موبایل
انتخاب یک نرم‌افزار بایگانی نامه‌های اداری مناسب، باید بر اساس نیاز‌های سازمان شما صورت بگیرد. در این مطلب با برخی از ویژگی‌های ضروری برای این نرم‌افزار‌ها و یکی از بهترین نمونه‌های آن در ایران آشنا شدید. این ویژگی‌ها می‌تواند راهنمای مناسبی برای انتخاب یک نرم‌افزار بایگانی خوب و شروع بایگانی دیجیتالی نامه‌ها در سازمان شما باشند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار دبیرخانه فراگستر و دریافت دمو و مشاوره رایگان نیز می‌توانید با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس برقرار کرده و یا به آدرس www.faragostar.net مراجعه نمایید.