اقتصاد۲۴-مدیران و متخصصان می‌دانند که انتخاب سیستم ERP برای سازمان تصمیم مهمی است که مستلزم صرف زمان و پرس و جو است. اما نکته مهم‌تر پیاده سازی و استقرار ERP در سازمان است. فرایند پیاده‌سازی سیستم ERP با توجه به نیازمندی‌های سازمان‌های مختلف متفاوت و دشوار است. در این مقاله به توضیح برخی از اقدامات مورد نیاز می‌پردازیم.
راهکار ERP چیست؟
ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی شامل طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید. ERP امکان دسترسی به تمامی اطلاعات شرکت را فراهم می‌کند. دسترسی از هر مکانی و در هر زمانی، یکی از ویژگی‌های اصلی ERP است. از طرفی دیگر راهکارهای مدرن ERP تحت عنوان پلتفرم‌های قدرتمند و هوشمندی هستند که از توانایی خودکارسازی وظایف دستی و یکپارچه سازی تمامی اطلاعات موجودی، محصول، تولید، توزیع و پروژه برخوردار هستند. آن‌ها زمینه ساز موفقیت کسب و کارها در اقتصاد دیجیتال هستند. اما قبل از اینکه بتوانید از این سیستم لذت ببرید، باید فرایند اجرای ERP را درک کنید.
چرخه عمر پیاده سازی ERP چیست؟
پیاده سازی ERP فرایندی است که در هشت مرحله انجام می‌شود. این مراحل عبارتند از:
- برنامه‌ریزی و سازماندهی
- انتخاب سیستم مناسب
- نصب و استقرار
- انتقال داده
- آموزش
- تست و اعتبارسنجی
- بهره‌برداری واقعی
- بهبود مستمر و بازخورد
پیاده سازی ERP هم مثل هر پروژه‌ی بزرگ دیگری گام به گام است. با وجود اینکه فرایند پیاده سازی ERP در هر شرکتی تا حدودی فرق می‌کند، اما چرخه عمر تمام پروژه‌های ERP از هشت مرحله‌ی استاندارد تشکیل شده است. تمامی آن‌ها نقش حیاتی در تضمین موفقیت پروژه دارند. زمانبندی اجرای این مراحل نیز برای هر شرکتی متفاوت است. سرعت عبور از مراحل مختلف به تصمیمات شخصی مدیران شرکت بستگی دارد. بطور کُلی اکثر پروژه‌های ERP طی 6 ماه الی 1 سال تکمیل می‌شوند. البته در برخی ERPها ممکن است فرایند متفاوت‌تری وجود داشته باشد. مثلا در پیاده سازی و استقرار SAP، متدولوژی استقرار SAP Activate مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در ادامه‌ی مقاله، مراحلِ چرخه عمرِ پیاده سازی ERP را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم. هر مرحله باید بطور صد درصدی تکمیل شود تا بتوانیم به مرحله‌ی بعدی برویم. بدین ترتیب مطمئن می‌شویم که تمامی مراحل اجرای ERP، از اصول دقیقی پیروی می‌کنند.
مرحله 1- برنامه ریزی و سازماندهی
این مرحله قبل از انتخاب مناسب‌ترین نرم افزار ERP شروع می‌شود و خود شامل چند مرحله جزئی است. شما باید این کارها را انجام دهید:
- جلب حمایت رهبر و کارکنان IT پروژه: جلب حمایت این افراد موضوع بسیار مهمی است. دلیلش این است که سایر کارکنان برای دریافت توصیه‌های رهبرانه و حس امنیت به آن‌ها نگاه می‌کنند.
- تشکیل تیم پیاده سازی ERP: این کارکنان از بخش‌های مختلف سازمان انتخاب می‌شوند و هر یک نقش خاصی را برعهده دارند.
- انتخاب روش اجرای پروژه: SaaS مبتنی بر شبکه ابر، مبتنی بر شبکه ابر خصوصی یا ترکیبی
مرحله 2- انتخاب سیستم
شما و تیم پیاده سازی ERP راجع به سیستم‌های موجود پرس و جو می‌کنید. شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که بیشترین سازگاری را با نیازهای شرکت داشته باشد. کارهای دیگری به طور همزمان انجام می‌شوند:
- جلب حمایت سازمان: همانطوری که نظر مثبت رهبران و کارکنان IT را بدست می‌آورید، باید سایر کارکنان را قانع کنید که فناوری جدید به نفع آن‌ها و شرکت خواهد بود.
- ملاحظات پروژه را تعیین کنید: فرایندهای کسب و کاری و هرگونه نقص عملیاتی سیستم فعلی را مستندسازی کنید. دنبال فرایندهای قابل ارتقا باشید. برای محقق سازی این دستاوردها دنبال درک نحوه‌ی بهره برداری از سیستم ERP جدید باشید.
- با همکاری تیم پیاده سازی ERP و کارکنان، برنامه‌ای برای پروژه تدوین کنید. مفروضات، هزینه‌ها، معیارها و اهداف نهایی پروژه باید معلوم باشند.
یکی از گزینه‌های موجود برای انتخاب محصولات شرکت SAP است. نرم افزار SAP ERP یکی از بهترین ERPها برای سازمان‌های بزرگ است.
مرحله 3- نصب
اقدامات این مرحله به سیستم انتخابی در مرحله 1 بستگی دارند. اگر سیستم را به صورت SaaS (نرم افزار به عنوان سرویس) اجرا کنید، هیچ نیازی به نصب نرم افزار ندارید و زمان اجرای این مرحله کوتاه خواهد بود. اگر ابر خصوصی یا مدل ترکیبی را انتخاب کنید، سخت افزارها و نرم افزارها در یک بازه زمانی چند روزه تحویل داده می‌شوند. نرم افزار و تمام زیرساخت‌های ضروری هم نصب می‌شوند.
مرحله 4- انتقال داده
بعد از نصب سیستم ERP، داده‌های شرکت پالایش می‌شوند (داده‌های تکراری یا غیرمعتبر حذف می‌شوند). سپس می‌توانیم آن‌ها را به سیستم جدید انتقال دهیم. اطلاعات مهم مربوط به مشتریان، فروشندگان، فایل‌های کالاها، صورتحساب‌ها، اطلاعات کارخانه و انتقال‌ها، اسناد حسابداری و غیره منتقل می‌شوند.
مرحله 5- آموزش
کارکنان متخصص (اعضای تیم IT، تیم مالی و غیره) باید در این مرحله از فرایند پیاده سازی ERP آموزش‌های مربوطه را دریافت کنند. آن‌ها می‌توانند به سایر کارکنان آموزش دهند و بعد از راه اندازی سیستم به سؤالات آنان پاسخ دهند. نحوه انجام وظایف سایر کارکنان هم باید به آن‌ها آموزش داده شود.
مرحله 6- تست و اعتبارسنجی
برای تست و اعتبارسنجی به برنامه‌ای دقیق و کامل نیاز دارید. شما میزان استقبال کارکنان را می‌سنجید و بررسی می‌کنید که آیا سیستم اولیه قادرست نیازهای کارکنان را برآورده کند یا به اصلاحاتی نیاز دارد؟ منابع IT به کار گرفته می‌شوند. شما می‌خواهید بفهمید که آیا نرم افزار جدید طبق انتظار کار می‌کند و تمامی داده‌ها مثل نرم افزارهای قبلی دقیق و کامل هستند یا خیر؟
مرحله 7- بهره برداری واقعی
وقتی آمادگی لازم برای اجرای ERP در کُل شرکت را بدست آوردید، نوبت انتخاب مناسب‌ترین رویکرد اجرای ERP است. استقرار SAP هم به همین صورت قابلیت اجرا دارد، سه گزینه اصلی برای این کار وجود دارند:
- جایگزینی کامل: در ادامه‌ی کار فقط از سیستم جدید استفاده می‌شود.
- مرحله به مرحله: سیستم جدید به طور تدریجی پیاده سازی می‌شود تا اختلالات عملیاتی به حداقل کاهش یابند.
- موازی: سیستم‌های جدید و قدیمی به طور همزمان فعال هستند.
مرحله 8- بهبود مستمر و بازخورد
فرایند اجرای سیستم ERP با راه اندازی سیستم به پایان نمی‌رسد. هنگامی که کارکنان از سیستم استفاده می‌کنند و شرایط کسب و کار تغییر می‌کنند، فرصت استفاده از بازخوردهای موجود و اعمال اصلاحات و تغییرات ضروری را بدست می‌آورید. بنابراین باید ERP را انتخاب کنید که با توجه به نیازهای شما قابل توسعه و بهینه سازی باشد.
پیاده سازی ERP مسیر موفقیت مستمر را هموار می‌کند
همزمان با رشد و تغییر شرکت، تکامل بازار، ورود، خروج و تکامل کارکنان و چالش‌ها و فرصت‌های جدید ناشی از فناوری، سیستم ERP و نحوه‌ی استفاده از آن هم تغییر می‌کنند. این تعریف تحول دیجیتال است. شما وارد مسیر بی پایانی می‌شوید که کسب و کارها را به طور نامحدود دگرگون می‌کند. پیاده سازی ERP اولین گام ضروری برای حفظ مزیت رقابتی، و موفق شدن در اقتصاد دیجیتال است. در صورتی که نیاز به مشاوره در زمینه انتخاب ERPمناسب و مخصوصا در زمینه محصولات SAP را دارید، می‌توانید از متخصصان شرکت Msys کمک بگیرید. Msys ارائه دهنده راهکارهای SAP در ایران است.