چرا باید از نرم افزار‌های حسابداری استفاده کنیم؟

اقتصاد۲۴- امروزه سازمان‌ها برای رسیدگی به امور مالی خود، از نرم ‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. این موضوع بی‌دلیل نیست و حتماً فوایدی برای این کار وجود دارد، اما اگر می‌خواهید این سیستم را در کسب و کار خود اجرا کنید، یکی از جنبه‌های مهم تعیین راه‌هایی است که نرم ‌افزار با آن می‌تواند به کارهای حسابداری و حسابرسی شما کمک کند.

در این مطلب، به این سؤال پاسخ می‌دهیم که «چرا باید از نرم  ‌افزارهای حسابداری استفاده کنیم». پس با ما همراه باشید.

آیا استفاده از نرم ‌افزارهای حسابداری برای کسب و کار شما مناسب است؟

نرم ‌افزارهای حسابداری برای همه امور مربوط به حساب‌ها و کنترل موجودی کسب‌ و کار  شما استفاده می‌شوند. از جمله موارد مربوط، ذخیره داده‌های مالی سازمان و انجام معاملات تجاری است. استفاده از این نرم‌افزارها راه‌حلی برای صرفه‌جویی در زمان است که ورود داده‌های اضافی مانند اطلاعات مشتری، قیمت، پردازش سفارش‌ها و تکمیل فاکتور را حذف می‌کند.

با وجود این، ممکن است همه به سیستم‌های حسابداری نیاز نداشته باشند؛ برای مثال، مالک یک کسب‌ و کار  محلی که هیچ کارمندی ندارد، ممکن است بدون آن‌ها هم بتواند کار کند. در نقطه مقابل، مشاغل کوچک و بزرگ با کارکنان، مشتریان و موجودی انبار بیشتر می‌توانند از این سیستم استفاده کنند.

چرا نرم ‌افزارهای حسابداری مفید هستند؟

مدیریت امور مالی با انبوهی از هزینه‌ها، فاکتورها، صفحات گسترده مربوط به داده‌های درآمد و هزینه، ممکن است اطلاعات و داده‌های مالی شما را در معرض اشتباهات و کمبودهای احتمالی قرار دهد؛ از این‌رو با استفاده از نرم ‌افزار حسابداری به‌روز و یک دستگاه کامپیوتر، می‌توان این مشکل را حل کرد. در ادامه، پاسخ‌های مختلفی به این سؤال اساسی داده می‌شود: چرا باید از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنیم؟

1. کارهای اضافی را خودکارسازی می‌کنند

ورود داده‌ها کاری زمان‌بر است، اما با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری محبوب، مانند نرم ‌افزار حسابداری بازرگانی (خرید و فروش) می‌توانید با یک‌بار وارد کردن اطلاعات مشتری، بقیه کارها را به سیستم بسپارید. عادات پرداخت مشتری و سابقه خرید او برای پیگیری‌های احتمالی در آینده در این نرم ‌افزارها ذخیره می‌شوند و در زمان سررسید، این نرم ‌افزار موعد پرداخت را به شما یادآوری می‌کند.

همچنین کل تاریخچه هر تراکنش نیز بدون نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها، یکی یکی در سیستم ذخیره می‌شوند. این امر نه‌تنها سبب صرفه‌جویی در زمان می‌شود، بلکه از خطاهای احتمالی ناشی از رونوشت دستی داده‌ها نیز پیشگیری می‌کند. بسیاری از بانک‌ها اجازه دانلود مستقیم حساب بانکی شما را از طریق این نرم‌افزارها ارائه می‌دهند تا بتوانید به‌راحتی تراکنش‌های یک‌ماهه کسب ‌و کارتان را در آن وارد کنید.

2. مدیریت مالیات را تسهیل می‌کنند

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، مستلزم این است که مقدار پولی را که دریافت و پرداخت می‌کنید، به‌صورت سازمان‌یافته در آن ثبت کنید. در این صورت می‌توانید هنگام جمع‌آوری و صدور اسناد و ارائه رسیدها به حسابداری، به‌راحتی از وضعیت حساب‌های خود مطلع شوید. سوابق گردآوری‌شده در این زمینه، کار حسابدار شما را در زمینه رسیدگی به امور مالیاتی آسان‌تر می‌کند.

برخی از نرم‌افزارها مانند انواع نرم‌ افزار حسابداری متصل به مودیان، از طریق فرمت‌بندی خودکار صورت‌حساب‌ها با قوانین اداره مالیات مطابقت دارند تا در فصل‌های مالیاتی، دچار دردسر نشوید. این نرم‌افزارها همچنین امکان حسابرسی درآمد و مخارج شما را فراهم می‌کنند که این موضوع، در تطبیق صورت‌های بانکی با سوابق نرم‌افزاری به حسابرس کمک می‌کند.

3. فاکتورهای دیجیتالی ارائه می‌دهند

در دنیای امروز که همه چیز بر محوریت تکنولوژی قرار دارد، کاغذبازی دیگر قدیمی شده است. امروزه بسیاری از فرایندها به پشتوانه فناوری توانمند شده‌اند. حتی به نظر می‌رسد از سال ۲۰۲۲، بیش از ۷۰ درصد تعاملات نرم‌افزاری شرکت‌ها در دستگاه‌های موبایل اتفاق می‌افتد که این موضوع بر اهمیت توسعه فضای دیجیتالی برای رقابت در بازار تأکید دارد.

ارسال فاکتور دیجیتال به ایمیل یا نرم‌افزارهای پیام‌رسان مشتریان، هم برای شما و هم برای مشتری آسان‌تر است. مشتریان می‌توانند پرداخت‌های خود را تنها با چند کلیک انجام دهند که این موضوع کار آن‌ها را بسیار راحت می‌کند. امروزه بسیاری از پلتفرم‌های حسابداری با کانال‌های پرداخت مختلف ادغام می‌شوند و امکان اتصال به کارت‌های اعتباری، نقل و انتقالات بانکی و مدیریت کیف پول‌های الکترونیکی را فراهم می‌نمایند.

4. بر جریان نقدینگی نظارت دارد

مدیریت کسب و کار، مستلزم نظارت بر ورودی و خروجی وجه نقد و معادل‌های نقدی به/ از حساب‌های تجاری است. نظرات بر همه تراکنش‌ها برای پرداخت و دریافت پول، ممکن است به این معنا باشد که باید زمان مفید خود را صرف ورق زدن در لیست مخاطبان، فایل‌ها و برگه‌های اکسل کنید. در مقابل، نرم‌افزارهای حسابداری به شما کمک می‌کنند به‌راحتی و یکپارچه، وجوه نقد دریافتی، صورت‌حساب‌ها، پرداخت‌های معوقه و موارد دیگر را پیگیری کنید. این کار به شما اطمینان می‌دهد که حتی یک تراکنش مهم مالی از چشمتان پنهان نماند.

5. حساب و کتاب‌های شما را مدیریت می‌کنند

حتی اگر کارتان با عدد و ارقام خیلی خوب است، دقت یکی از جنبه‌های حیاتی در فرایندهای حسابداری است. با وجود دسترسی به تمام سوابق مالی در سازمان، هنوز احتمال اشتباهات محاسباتی وجود دارد که برای تصحیح آن‌ها، مجبور به صرف زمان و هزینه گاهی زیادی خواهید شد. با رشد کسب ‌و کار شما، این موضوع مهم‌تر می‌شود؛ چراکه به‌زودی مجبور خواهید بود درآمد نیروها، امور مالیاتی، صورت‌حساب‌ها و پرداخت‌های بیشتری را در ضرب‌الاجل‌های حیاتی انجام دهید.

نرم‌ افزارهای حسابداری تطبیق بانکی را نیز ساده می‌کنند تا کسورات را از دست ندهید. یکی از نرم‌افزارهای حسابداری مفید در این زمینه، نرم ‌افزار کنترل موجودی است که برای حسابداری انبار نیز استفاده می‌‌شود. این نرم‌افزارها، به‌راحتی هزینه‌ها را ردیابی می‌کنند، پرداخت‌ها را خودکار انجام می‌دهند و فاکتورهای حرفه‌ای می‌سازند.

6. هزینه‌ها را کاهش می‌دهد

خودکارسازی امور حسابداری شما در درازمدت، سبب صرفه‌جویی در هزینه‌های شما خواهد شد. این کار نیاز به استخدام یک حسابدار اضافی یا پرداخت حق اضافه‌کاری به حسابدار فعلی را برطرف می‌کند. در تجارت، زمان از پول هم ارزشمندتر است و بهینه‌سازی این فرایند، ساعاتی را که صرف حسابداری می‌کنید، تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

علاوه بر این، نرم ‌افزارهای حسابداری دارای پلن‌های قیمت‌گذاری مبتنی بر اشتراک با هزینه‌های کم، به‌صورت ماهانه یا سالانه هستند. اشتراک در این پلن‌ها به شما امکان به‌روزرسانی، ارتباط با پشتیبانی و دسترسی به ابزارهای منظمی را می‌دهد که به‌وسیله آن‌ها، می‌توانید روی کارتان تمرکز کنید.

7. امکان دسترسی گسترده را فراهم می‌کند

اگر سیستم حسابداری شما در فضای ابری میزبانی شده است، می‌توانید در هر مکانی که هستید و در هر زمانی که می‌خواهید به آن دسترسی داشته باشید. مسائل مربوط به امور مالی، به‌سختی پذیرای تعویق هستند؛ از این‌رو حل فوری هر مسئله‌ای در این حوزه حیاتی است.

نرم‌ افزارهای حسابداری مبتنی بر فضای ابری، دسترسی شما را به دفتر کار یا کامپیوتر محدود نمی‌کنند. حتی زمانی که در حال حرکت هستید، می‌توانید از اپلیکیشن‌های حسابداری تلفن همراه استفاده کنید. درواقع بیشتر مشتریان نرم ‌افزارهای حسابداری، از شرکت‌هایی که نرم ‌افزارهایی با قابلیت نصب بر روی موبایل ارائه می‌دهند، رضایت بیشتری دارند.

سخن پایانی

امروزه استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری، امری مفید و حیاتی برای کسب و کار شماست؛ به همین دلیل مهم است در انتخاب نرم ‌افزار مناسب با کسب‌ و کار خود دقت کافی داشته باشید. هیچ نرم ‌افزاری نیست که به طور اختصاصی برای شما برنامه‌نویسی شده باشد، اما با شناخت نیازهای خود از طریق ارزیابی کسب‌ و کار  و آگاهی از مسائل حیاتی سازمانی، به شما کمک می‌کند راه‌حل متناسب با خود را انتخاب کنید.