تاریخ انتشار: ۱۰:۳۵ - ۲۶ بهمن ۱۴۰۱

ویژگی‌های یک نرم‌افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب

نرم‌افزار بایگانی

اقتصاد۲۴- خیلی از سازمان‌‎ها و کسب و کار‌ها برای انجام فعالیت‌های تجاری خود مجبور به ارسال و دریافت نامه‌های اداری به خارج و داخل سازمان می‌شوند. این نامه‌ها با توجه به اهمیتی که برای انجام صحیح کار‌ها دارند، باید همیشه در دسترس و قابل استناد باشند. به همین خاطر سازمان‌ها نیاز به ابزار‌هایی برای بایگانی آن‌ها دارند و برای اینکار معمولاً از یک نرم افزار کامپیوتری استفاده می‌کنند. در این مطلب به شما خواهیم گفت که یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد.

نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری چیست؟

بایگانی نامه‌های اداری در روش سنتی توسط واحد دبیرخانه سازمان‌ها انجام می‌شد. در واقع، دبیرخانه واحدی بود که وظایف مربوط به مکاتبات سازمانی و گردش نامه‌ها را به عهده داشت. به همین ترتیب، واحد‌های دبیرخانه سنتی مسئولیت بایگانی نامه‌های اداری و مستندات سازمانی را هم به عهده داشتند. تا جایی که حتی در برخی سازمان‌ها واحد بایگانی و واحد دبیرخانه یکی بودند. اما با مرور زمان، استفاده از نرم افزار‌های کامپیوتری برای خودکارسازی و دیجیتالی کردن کار‌های این واحد‌های اداری رایج شد.

با این حال، برای بایگانی نامه‌های اداری می‌توان از چندین نوع نرم‌افزار استفاده کرد؛ بنابراین برای پاسخ به پرسش این بخش باید ابتدا هدف خود را از بایگانی مشخص کنید. اگر شما تنها به دنبال شماره‌گذاری و بایگانی نامه‌های اداری برای قابلیت پیگیری و دسترسی به آن‌ها در آینده هستید، نرم افزار دبیرخانه بهترین ابزار برای شما است. در این نرم‌افزار‌ها علاوه بر نامه‌ها، پیوست‌ها و جزئیات آن‌ها نیز ثبت و بایگانی می‌شوند.

اگر علاوه بر نامه‌های اداری نیاز به بایگانی سایر اسناد سازمانی مانند اسناد مالی، اسناد پرسنلی، فرم‌ها، گواهینامه‌ها، اسناد مالی، پیش‌فاکتور‌ها و ... دارید، بهتر است از نرم افزار‌های مدیریت مستندات استفاده کنید. همچنین، اگر مایلید تا نامه‌ها و اسناد بایگانی شده خود را به گردش بیندازید به راهکار‌های اتوماسیون اداری نیز نیاز خواهید داشت.

یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

تا اینجا با انواع نرم افزار‌های بایگانی نامه‌های اداری آشنا شدید. اما اگر به دنبال خرید این نرم‌افزار‌ها هستید، حتماً از خودتان می‌پرسید که یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد. در ادامه به معرفی برخی از ویژگی‌های ضروری برای انواع نرم‌افزار‌های بایگانی نامه‌های اداری می‌پردازیم:

۱. اسکن و طبقه بندی اسناد

یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های ضروری برای بایگانی نامه‌های اداری جهت پیگیری آنها، قابلیت اسکن نامه‌ها و اسناد و طبقه‌بندی آنهاست. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا نامه‌ها و اسناد کاغذی را به صورت دیجیتالی بایگانی کرده و آن‌ها را مطابق با نیاز خود در پرونده‌های مختلف طبقه‌بندی کنید. یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب همچنین به شما امکان می‌دهد تا اسناد را میان پرونده‌های بایگانی جابجا کنید.

۲. تعیین سطوح دسترسی کاربران به اسناد

یک نرم افزار بایگانی خوب، به شما امکان می‌دهد تا دسترسی به نامه‌ها، اسناد و پرونده‌‎ها را محدود کنید و میزان و سطح دسترسی کاربران یا حتی واحد‌های سازمان به آن‌ها را مشخص کنید. به این ترتیب امنیت اسناد سازمانی شما بیشتر تامین می‌شود.

۳. کاهش حجم اسناد

اسکن اسنادی که به صورت دیجیتالی بایگانی می‌شوند معمولاً حجم زیادی دارند. این حجم بالا سرعت جابجایی این اسناد را کاهش داده و هزینه ذخیره سازی آن‌ها را نیز در دراز مدت افزایش می‌دهد؛ بنابراین یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید بتواند حجم این اسناد را کاهش دهد. یکی از راه‌های کاهش حجم اسکن اسناد بایگانی، استفاده از نکنولوژی‌های نویزگیری تصاویر بدنه اسناد و Image Processing است.

۴. توانایی خواندن متون داخل تصاویر و اسناد

جستجو در متن داخل بدنه اسناد و نامه‌ها به پیدا کردن راحت‌تر آن‌ها بسیار کمک می‌کند. اما بخش زیادی از اسنادی که بایگانی می‌شوند تصاویر اسکن شده هستند و کامپیوتر نمی‌تواند متون داخل تصاویر را بخواند. به همین دلیل یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری خوب باید قابلیت OCR فارسی را داشته باشد و بتواند بدنه اسناد تصویری و PDF را به متون قابل جستجو برای کامپیوتر تبدیل کند.

۵. قابلیت گزارش‌گیری آماری از اسناد

یک نرم‌افزار بایگانی خوب باید به راهبر سیستم و مدیران امکان بدهد تا تصویر دقیقی از حجم و انواع نامه‌ها و اسناد بایگانی شده و آمار‌های مختلف مربوط به آن‌ها داشته باشند. این آمار‌ها و گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کند تا درک بهتری نسبت به عملکرد سازمان داشته باشند.

۶. امکان جستجوی پیشرفته نیز در نامه‌های بایگانی شده

سرعت بازیابی نامه‌ها و اسناد بایگانی شده نقش مهمی در بهره‌وری کاربران دارد. به همین خاطر، یک نرم‌افزار بایگانی خوب باید امکانات متنوعی برای جستجوی اسناد در اختیار شما قرار دهد. برخی از این امکانات شامل جستجو بر اساس فیلد‌های داخل نامه‌ها، جستجو در داخل پرونده‌های مختلف، جستجوی شماره نامه با کاراکتر‌های متنوع (شامل فارسی، انگلیسی، اعداد و کاراکتر‌های خاص) و جستجوی اطلاعات ثبتی متفرقه می‌شود.

کدام نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری به درد کسب و کار شما می‌خورد؟

مواردی که در قسمت قبل ذکر شد، ویژگی‌های ضروری برای یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری بود که لزوماً کافی نیستند. در واقع، تعداد زیادی نرم‌افزار دبیرخانه در بازار یافت می‌شوند که میزان و تنوع امکانات و ویژگی‌های آن‌ها با یکدیگر متفاوت است؛ بنابراین باید هنگام انتخاب یک نرم افزار بایگانی نامه‌های اداری یا همان نرم افزار دبیرخانه، دقت داشته باشید و ابزاری را انتخاب کنید که متناسب با نیاز‌های کسب و کار شما باشد.

یکی از بهترین نرم افزار‌های بایگانی نامه‌های اداری در ایران، نرم افزار دبیرخانه تحت‌وب فراگستر است. تحت وب بودن این نرم‌افزار باعث شده تا مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمان‌هایی که پراکندگی جغرافیایی دارند به سادگی امکان‌پذیر شود. این نرم افزار همچنین سرعت بسیار بالایی دارد و محدودیتی برای حجم نامه‌ها و مدیریت آن‌ها ندارد. بنابراین، حتی سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند، به راحتی از آن استفاده می‌کنند. این نرم افزار مزیت‌های متعدد دیگری نیز دارد که آن را برای بسیاری از کسب و کار‌ها (اعم از کوچک یا بزرگ) به یک انتخاب عالی تبدیل می‌کند.

در ادامه تعدادی از سایر مزیت‌های نرم افزار دبیرخانه فراگستر که آن را از سایر رقبا متمایز می‌کند، آورده شده است:

• شخصی سازی فرم‌های ورود اطلاعات برای تسریع ثبت و بایگانی انواع مکاتبات

• مرتب سازی نمایش فهرست‌ها (از جمله فهرست نامه‌ها، بسته‌ها، فکس‌ها و…) به دلخواه کاربر

• ارائه یک فهرست توزیع برای مدیریت نامه‌ها و بسته‌هایی که باید ارسال شوند و ثبت جزییات ارسال آن‌ها

• امکان ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه

• پشتیبانی از ساختار هلدینگی (چند سازمانی) و امکان تعریف چندین دبیرخـانه

• امکان ارتباط و یکپارچگی با سایر نرم‌افزار‌های سازمانی از جمله اتوماسیون اداری، فرم ساز، گزارش ساز و مدیریت مستندات

• رابط کاربری ساده و در عین حال غنی

• خدمات پشتیبانی قوی و دوره‌های آموزشی متنوع

• قابلیت دسترسی از طریق تبلت یا موبایل

انتخاب یک نرم‌افزار بایگانی نامه‌های اداری مناسب، باید بر اساس نیاز‌های سازمان شما صورت بگیرد. در این مطلب با برخی از ویژگی‌های ضروری برای این نرم‌افزار‌ها و یکی از بهترین نمونه‌های آن در ایران آشنا شدید. این ویژگی‌ها می‌تواند راهنمای مناسبی برای انتخاب یک نرم‌افزار بایگانی خوب و شروع بایگانی دیجیتالی نامه‌ها در سازمان شما باشند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار دبیرخانه فراگستر و دریافت دمو و مشاوره رایگان نیز می‌توانید با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس برقرار کرده و یا به آدرس www.faragostar.net مراجعه نمایید.

ارسال نظر
قوانین ارسال نظر
لطفا از نوشتن با حروف لاتین (فینگلیش) خودداری نمایید.
از ارسال دیدگاه های نا مرتبط با متن خبر، تکرار نظر دیگران، توهین به سایر کاربران و ارسال متن های طولانی خودداری نمایید.
لطفا نظرات بدون بی احترامی، افترا و توهین به مسئولان، اقلیت ها، قومیت ها و ... باشد و به طور کلی مغایرتی با اصول اخلاقی و قوانین کشور نداشته باشد.
در غیر این صورت، «اقتصاد24» مطلب مورد نظر را رد یا بنا به تشخیص خود با ممیزی منتشر خواهد کرد.

صفحه اول روزنامه‌های سیاسی امروز

قیمت انواع دستگاه ماینر امروز + جدول

پیش‌بینی هواشناسی تهران و ایران امروز + جدول

قیمت لیر ترکیه امروز در بازار + جزئیات

وضعیت هواشناسی امروز

قیمت دینار عراق امروز در بازار + جزئیات

قیمت انواع لپ تاپ ایسوس امروز + جدول

قیمت All-in-One اپل امروز + جدول

قیمت انواع لپ تاپ ام اس آی MSI امروز + جدول

قیمت سکه و طلا امروز پنجشنبه ۹ اسفند ۱۴۰۳ + جدول

قیمت سکه و طلا امروز جمعه ۱۰ اسفند ۱۴۰۳ + جدول

قیمت خودرو‌های سایپا امروز پنجشنبه ۹ اسفند ۱۴۰۳ + جدول

عکس/ استقلال در دربی تهران با لباس جدید

عکس/ سفر مسعود پزشکیان به جنوب غرب تهران

اینفوگرافی/ برنده پرسپولیس است یا استقلال؟

عکس/ توپ فینال جام جهانی فوتبال ۱۹۳۰ در موزه فیفا

عکس/ شباهت باورنکردنی سیروان خسروی به مادرش

عکس/ لحظه آزادی اسرای فلسطینی

عکس/ استایل خاص فردین و ناصر ملک مطیعی ۴۳ سال پیش با لباس‌های برند

عکس/ جولان اتوبوس‌های دو طبقه ۵۱ سال پیش در میدان فردوسی تهران

خواندنی‌ها
خودرو
فناوری
آخرین اخبار

درخواست تاجگردون از شورای نگهبان و مجمع تشخیص مصلحت برای کم شدن بی‌ثباتی اقتصادی

سامانه جدید بارشی در کشور؛ هلال احمر اعلام آماده باش کرد

استیضاح همتی در دستور کار روز یکشنبه مجلس قرار گرفت + جزئیات

مفقود شدن ۶ نفر در بهمن؛ اعزام تیم‌های نجات به محل حادثه

واکنش ایران به فراخوان خلع سلاح پ‌ک‌ک

هشدار مدیریت بحران به تهرانی‌ها؛ شنبه یکشنبه مراقب باشید

برنامه حضور النصر در ایران مشخص شد

برای درمان یبوست چه بخوریم؟

بهترین غذا برای سحری ماه رمضان چیست؟

آیا سرطان دهان کشنده است؟

عکس/ لاله مرزبان و شهاب حسینی در حاشیه یک سریال

رقابت جذاب والیبال برفی دختران در دیزین

آیا وام ودیعه مسکن در سال آینده افزایش می‌یابد؟

پیش‌بینی بازار خودرو در هفته دوم اسفند ۱۴۰۳

بازار فرش ایران در اختیار قاچاقچیان افغانستانی

عکس/ پرتاب ساعت مچی به سوی رامین رضاییان در دربی ۱۰۵

قیمت جدید کالا‌های اساسی اعلام شد+ جدول

عکس/ خشکبار شاهرضا ۶۰ سال پیش در خیابان شاهرضا سابق و انقلاب فعلی

ماجرای سرقت گردبند ۱۰۰میلیونی در پیروزی چه بود؟

اظهارات جدید عارف درباره قطعی برق

تصویری قدیمی از فریدون جیرانی

رکورد فوق العاده گلزن پرسپولیس در دربی

عکس/ آیین نوروز خوانی در گرگان

فیلم/ انفجار بمب حین اقامه نماز جمعه در پاکستان

عکس/ الناز شاکردوست در کنار جانی دپ ۱۰ سال پیش

عکس/ استایل جنجالی هنگامه قاضیانی

اظهارات تازه وزیر خارجه ترکیه علیه ایران

فیلم/ خبر خوش وزیر رفاه برای مددجویان و معلولان

فیلم/ فحاشی رکیک سعید قاسمی در هیئت اهل بیت

طائب: پول فروش نفت به حساب خودمان واریز می‌شود

پیش‌بینی همتی از وضعیت اقتصاد ایران در ماه‌های آینده

حمله قایق‌های جنگی اسرائیل به سواحل غزه

اینفوگرافی/ شلوغ‌ترین مسیر‌های مهاجرتی دنیا کجاست؟

خبر خوش وزیر کار درباره افزایش حقوق کارگران

آیا تاسیان واقعا سریال خوبی است؟

آبله میمونی همچنان در وضعیت اضطرار

اظهارات تازه پزشکیان درباره افزایش اختیارات استانداران

رکورد استقلال در دربی‌ها شکسته شد

عکس/ نمایی دیدنی از حرم امام رضا ۱۳۰ سال پیش و دوره قاجار

افزایش یارانه نان و دارو برای سال ۱۴۰۴

اعلام قیمت جدید زولبیا و بامیه در ماه رمضان

فیلم/ اژه‌ای: کسی که خطا کرده را با کسی که مرتکب فساد شده باید فرق گذاشت

عکس/ ساعت میلیاردی محمدرضا گلزار خبر ساز شد

عکس/ ایران رتبه پنجم جدیدترین رنکینگ لیگ‌ فوتبال آسیا

عکس/ سرویس و نگهداری لامبورگینی چقدر هزینه دارد؟

سقوط قیمت بیت کوین به کمتر از ۸۰ هزار دلار

زلنسکی وارد واشنگتن شد

قیمت رهن و اجاره آپارتمان در جنوب تهران + جدول

قیمت طلای جهانی کاهش یافت

روزگار سخت سیستان؛ بلای ویرانگری که گرد و غبار و خشکسالی بر سر یک استان آورد