بودجه بندی چیست و چگونه انجامش دهیم؟

اقتصاد۲۴- فرشید علوی: مهم نیست که یک شرکت و کسب و کار بزرگ هستید یا یک فرد می‌خواهد به اوضاع مالی خود سر و سامان دهد؛ در هر صورت به بودجه‌بندی نیاز دارید.

بودجه بندی در واقع فرآیندی است که شما طی آن، با بررسی دقیق همه درآمد‌ها و ورودی‌های مالی خود، همچنین تخمین هزینه‌ها و مخارج ضروری، میزان بودجه‌ای که در یک دوره زمانی مشخص در اختیار دارید را تعیین می‌کنید.

نکته مهم این است که بودجه بندی به صورت مستمر یعنی هر هفته، هر ماه و هر سال سال انجام می‌شود. برای شما به عنوان فردی که قصد مدیریت منابع مالی خود را داد مهم است که بودجه خود را به صورت مرتب مورد ارزیابی قرار دهید.

درک بودجه‌‏بندی

قدم اول برای بودجه بندی این است که درک دقیقی از آن داشته باشید. بودجه بندی مفهومی در اقتصاد خرد است که به زبان ساده می‌توان آن را برنامه ریزی برای پول خرج کردن دانست. از دولت‌ها گرفته تا سازمان‌ها و شرکت‌ها و حتی افراد و خانواده‌ها برای مدیریت مالی بهتر نیاز به تعیین درآمد‌ها و هزینه‌ها و بودجه بندی دارند.

در دنیای کسب و کار وظیفه بودجه بندی به عهده مدیر مالی هر تشکیلات یا پروژه است و این کار را بر اساس فاکتور‌های مختلفی انجام خواهد شد. در سطح زندگی فردی، اما لازم است که یک نفر در خانواده این نقش را به عهده بگیرد. اهمیتی ندارد که زن باشد یا مرد، اما مهم است که اصول کار را بداند.

انواع بودجه‌بندی

برای عملکرد بهتر در زمینه بودجه بندی باید انواع و اقسام بودجه را بشناسید. به طور معمول می‌توان بودجه را به دو بخش ثابت و متغیر تقسیم بندی کرد.

بودجه ثابت در حقیقت همان پولی است که بعد از کسر هزینه‌ها و مخارج از درآمد‌ها برای شما باقی می‌ماند. در بودجه ثایت توجهی به حوادث و اتفاقات غیر مترقبه یا مشکلات و مخارج پیش بینی نشده، نشده است و احتمالا در بازه زمانی که تعریف می‌کنید، نیاز به بازنگری پیدا خواهد کرد.

بودجه متغییر، اما منعطف‌تر است. بودجه بندی به این شیوه خصوصا در سازمان‌ها و ادارات کارایی بیشتری دارد. مساله، اما اینجاست با این نوع از بودجه بندی نیاز بیشتری هم به برنامه ریزی خواهید داشت. مشکل بودجه‌های متغییر این است که در صورت بی‌دقتی و عدم مدیریت دقیق هزینه‌ها ممکن است که مخارج اضافی به سازمان تحمیل شود و در نهایت به کسری بودجه انجامد. این وضعیت در سطح مدیریت مالی شخصی و خانواده‌ها نیز امکان بروز دارد.

چرا باید بودجه بندی کنیم؟

مهم‌ترین مرحله در مدیریت منابع مالی همین بودجه بندی است. اهمیت این مرحله از آن رو است که شما چه یک فرد باشید یا یک سازمان عریض و طویل بدون اینکه بدانید چقدر پول در اختیار دارید، نمی‌تواند برنامه‌ریزی کنید. تمام برنامه‌ها اعم از بلند مدت و کوتاه مدت به شرطی قابل تحقق است که بدانید چقدر بودجه در دست دارید.

بیشتر بخوانید: نکات مهم برای خرید هوشمندانه

بودجه بندی به شما کمک خواهد کرد که با چشم باز منابع مالی خود را به برنامه‌هایتان تخصیص دهید. تخصیص منابع بدون اینکه درک دقیقی از بودجه خود داشته باشید حتما مشکل ساز خواهد بود. فقط این نیست و اگر ندانید که در یک بازه زمانی مثلا یک ماهه چقدر بودجه دارید، قادر به کنترل هزینه‌ها نیز نخواهید بود. تعیین بودجه این امکان را می‌دهد که شما یک برنامه ریزی دقیق داشته باشید و بر اساس آن عمل کنید.

بودجه بندی در سطح کلان یعنی سازمان و شرکت‌ها و یا بودجه دولتی موجب شفافیت مالی نیز خواهد بود و به همه ذی نفعان اعم از سرمایه گذاران، مدیران، شهروندان و ... امکان اطلاع از وضعیت مالی کشور، سازمان، شرکت یا ... را می‌دهد.

بودجه بندی همچنین به مدیریت ریسک‌ها کمک خواهد کرد. شما اگر ندانید که در نهایت چقدر پول دارید قادر بهریسک هم نخواهد بود و در مسیر فعالیت‌های اقتصادی به مشکل برخواهید خورد.

مراحل بودجه بندی

حال که با اهمیت و ضرورت بودجه بندی آشنا شدید حتما می‌پرسید که چطور می‌توان این کار را انجام داد. کار سختی نیست کافی است که مراحل زیر را یکی بعد از دیگری طی کنید.

قدم اول: تعیین بودجه در یک بازه زمانی مشخص. درآمد‌ها در یک بازه زمانی مثلا یک ماهه را لیست کنید و هزینه‌ها را از آن کم کنید. بودجه واقعی شما مشخص خواهد شد.

قدم دوم: وقت هدف گذاری و برنامه ریزی است. حالا که کل بودجه یک ماهه خود را می‌دانید باید مشخص کنید که در ماه آتی چه برنامه‌ها و اهدافی دارید. اولویت بندی آن‌ها را نیز فراموش نکنید.

قدم سوم: حالا اهداف و برنامه‌های خود را مشخص کردید باید دست به کار شده و تمام اطلاعات لازم برای رسیدن به آن اهداف - از جمله روش‌هایی که می‌توان طی کرد، منابع مالی مورد نیاز، نوسانات احتمالی بازار و ... – را جمع آوری کنید.

قدم چهارم: وقت زمان بندی است. شاید در بازه زمانی یک ماهه خیلی روی این مرحه مکث نکنید، اما اگر اهداف بلند مدتی را تعریف کرده باشید لازم است که یک جدول زمان بندی ایجاد کنید و مرحله به مرحله پیش بروید.

قدم پنجم: تخصیص منابع به شما کمک می‌کند که در مسیر دست یابی به اهدافی که مشخص کرده‌اید، دقیق‌تر حرکت کنید. این مرحله در سطح شرکت‌ها و سازمان‌ها البته پیچیدگی بیشتری دارد و شامل مراحلی مثل برآورد هزینه‌ها، تخمین بودجه مورد نیاز، تصویب بودجه، اجرا و بعد هم نظارت و کنترل بر اجرای آن می‌شود.

قدم ششم: مرحله نظارت بر بودجه‌ای تعیین کرده‌اید در همه سطوح کلان و خرد کارآیی دارد. یعنی شما یک فرد باشید و بخواهید منابع مالی شخصی خود را مدیریت کنید و چه یک سازمان بزرگ باشید و از بودجه دولتی بهره ببرید؛ لازم است که بعد از طی کردن مراحل قبلی بر نحوه مصرف بودجه کنترل و نظارت داشته باشید. به هرحال همه چیز در عمل با آنچه روی کاغذ پیش بینی شده است، متفاوت است. باید دقت کرده و بدانید که واقعا در بازه زمانی مورد نظر خود چقدر طبق برنامه پیش رفته‌اید. بودجه اضافه خرج شده یا نشده؟ اگر شده، چرا ناگزیر به این کار شده‌اید و چطور باید هزینه‌ها را کنترل کنید؟ مرحل نظارت در واقعی نوعی به چالش کشیدن خود است و به شما کمک می‌کند که پروسه بودجه بندی را با دقت به اجرا درآورید.

عوامل موثر بر بودجه‌بندی

اگر شما در حال بودجه بندی برای تامین مخارج یک ماهه از ندگی خود باشید، با طی کردن مراحلی که گفته شد، به سادگی از پس این کار بخواهید آمد. اما اگر مدیر مالی یک سازمان یا پروژه هستید باید دقت کنید که عوامل متعددی بر تنظیم بودجه اثرگذار است و نباید از آنها غافل شوید. مثلا قبل از بودجه بندی باید سازمان مورد نظر را از جهت نوع، اندازه، ارتباطات، وابستگی‌ها، اهداف و ... به دقت بررسی کرده و بشناسید.

در عین حال لازم است که به عوامل بیرونی مثل وضعیت اقتصادی کشور، تحولات سیاسی که بر اقتصاد سایه می‌اندازد، رقابت‌ها در بازار، حوادث غیر قابل پیش بینی و ... نیز نظر داشته باشید.

روش‌های بودجه بندی

بودجه بندی روش‌های متفاوتی دارد که شامل بودجه بندی نقدی، بودجه بندی درصدی، بودجه بندی معکوس و بودجه بندی کامل می‌شود.

در بودجه بندی نقدی شما مشخص می‌کنید که چه مبلغی به تحقق چه هدف و برنامه‌ای تخصص پیدا می‌کند. در بودجه بندی درصدی، اما شما مشخص می‌کنید که چند درصد از بودجه شما صرف چه هدفی شود.

در بودجه بندی معکوس که توسط برخی سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، همه منابع مالی صرف یک هدف و پروژه می‌شود و در پایان آن، باقی مانده منابع ملی به پروژ‌های دیگر اختصاص می‌یابد.

در بودجه بندی کامل، اما هدف این است که برای همه بودجه برنامه ریزی شده باشد و در پایان بازه زمانی تعیین شده، هیچ پولی که برنامه استفاده از آن مشخص نشده باشد، باقی نماند.

مزایای بودجه بندی

با توجه به آنچه تا کنون شرح داده شده حتما متوجه مزایای بودجه بندی شده‌اید، اما یک بار دیگر آنها را فهرست می‌کنیم تا درک روشن‌تری حاصل شود. بودجه بندی به شما کمک می‌کند که یک برنامه ریزی دقیق مالی داشته باشید، اولویت‌هایتان را بشناسید و بر اساس آن عمل کنید، هزینه‌ها را بهتر کنترل کرده و تصمیمات مالی دقیق‌تری اتخاذ کنید. شفافیت مالی ایجاد کرده باشید و در نهایت مدیریت مالی بهتری انجام دهید.

چالش‌های بودجه بندی

بودجه بندی مثل هر کار دیگری با چالش‌های مختص به خود مواجه است. مثلا یک سازمان و نهاد، یا حتی فردی که کسب و کار آزاد دارد همیشه با چالش تامین منابع مواجه است. هر تغییر و تحولی که سبب شود منابع پیش بینی شده به موقع و به همان میزانی که تخمین زده شده، تامین نشوند؛ مشکل ساز خواهد شد.

تخصیص منابع شاید به نظر ساده برسد، اما حتی مرحله سختی است که نیاز به تخصص و مهارت دارد. مدیریت مالی در پروژه‌های کلان بسیار دشوار است.

دیگر چالش بودجه بندی، اما زمان بر بودن آن است. همان طور که گفته شد، بودجه باید مدام ارزیابی شده و مورد بازنگری قرار بگیرد لذا این یک پروسه طولانی و زمان بر است.

رمز موفقیت در بودجه بندی

رمز موفقیت در بودجه بندی این است که همه مراحل به دقت طی شود. باید بودجه به صورت اصولی و واقعی برآورد شود، برنامه‌ها به صورت دقیق نوشته شده و اولویت بندی صحیحی داشته باشد، توجه کافی به عوامل بیرونی اثرگذار بر بودجه شده باشد، محدودیت‌های مالی در نظر گرفته شود. در سازمان‌ها و مجموعه‌های بزرگ لازم است که مسئولیت‌ها به دقت تفکیک شده و عملیات مالی طبقه بندی شده و شفاف نیز باشد.

اشتباهات معمول در بودجه بندی

بودجه بندی کار راحتی نیست و بدیهی است که با خطا‌ها و اشتباهاتی همراه می‌شود. شناخت اشتباهات معمول به شما کمک می‌کند که از تجربه دیگران درس گرفته و عملکرد بهتری داشته باشید.

یکی از اشتباهات رایج این است که همه هزینه‌ها را در نظر نگرفته باشید. باید دقت کنید که هزینه‌ها به دو گروه ثابت و متغیر تقسیم می‌شوند. در برآورد هزینه‌های ثابت مشکلی نیست، اما برآورد گروه متغیر پیچیدگی‌های خاص خود را دارد و معمولا دردسرساز می‌شود.

چالش مهم دیگر عدم کنترل دوره‌ای و منظم هزینه‌ها است. برای اینکه با کسری بودجه مواجه نشوید لازم است که هزینه‌ها را دقیق محاسبه کرده و تغییرات آنها در گذر زمان را در نظر بگیرید.

خطا در بودجه بندی بیشتر در کمین افرادی و شرکت‌هایی است که عمده درآمد آنها متغییر است. این گروه با افت و خیز بیشتری مواجه هستند و باید در مرحله ارزیابی و بازنگری در بودجه بندی تمرکز بیشتری داشته باشند.

جمع بندی

بودجه بندی مهم‌ترین مرحله در مدیریت مالی است. مدیریت مالی شخصی یا مدیریت مالی در یک سازمان و پروژه بزرگ اگرچه با هم قابل مقایسه نیست، اما یک مرحله مشترک دارد و آن همین بودجه بندی است. پس دقت داشته باشید که اگر خشت اول در مدیریت مالی را کج قرار دهید به هیچ وجه قادر به موفقیت در مراحل بعدی نخواهید بود و این دیوار تا ثریا کج خواهد رفت. پس برای بودجه بندی زمان بگذارید و آن را دست کم نگیرد.